协同采购管理系统

概述

      e-Procurement 是一套企业与其战略供应商之间的协同采购平台。系统基于因特网技术，可实现VMI（供应商管理库存）、Consignment（寄售）、JIT（即时采购）、和电子订单采购等多种采购管理模式。

      e-Procurement 将企业的原料和零部件采购计划与生产排程计划直接集成，使得企业生产与采购无缝对接，改变按库存采购的原料供应模式，实现原料的零库存和即时供应。

      e-Procurement 能够帮助企业与其供应商建立紧密的战略伙伴关系，实现双方在线业务协同和信息共享；缩短采购供应周期，降低总采购成本，提高供应链对市场和客户需求响应的敏捷性。

      e-Procurement 系统为企业提供了供应商入口门户，基于B/S的多层结构和XML技术，实现企业与供应商数据的双向在线传输。供应商只需要通过因特网登录，即可与企业对送货看板进行协同；企业通过采购平台，将生产计划转换为对每个供应商的送货看板，保证各供应商的原料或零部件供应与企业生产计划协调一致。

产品功能

      1）供应商入口门户

      提供了一个易用的、基于互联网的供应商入口门户，对于规模较小或IT程度较差的供应商也可以详尽而安全地访问其订单和计划信息。采购方和供应商之间有多种通信手段，包括每周7 天每天24 小时在线和消息通知，这实现了关键业务流程的实时协作和执行。

      2）提供滚动的送货看板协作

      连续、高频率的供货是JIT采购显著特点，也是采购作业的一个核心业务过程，大量的数据需要同供应商进行交换，因此采购方和供应商之间需要畅通无阻的通信和协作。通过供应商入口门户，供应商可以即时查看交货看板。供应商可以对交货看板进行确认，以表示其履行交货看板的能力，并能够通过消息的形式同采购人员进行信息交流。如果企业的生产发生变动，其相应的物料需求状况会实时的反应到送货看板中，供采购方进行调整和供应商进行快速反应。对看板的变动信息，采购方和供应商都能够根据设定的权限进行查看，比较不同版本的修改情况和全部的历史记录。

      3）提供闭环采购订单协作

      采购订单处理是一个核心的业务过程，需要畅通无阻的通信和协作。通过供应商入口门户，供应商可以即时查看采购订单。供应商可以确认接受订单，以表明其履行订单的能力，并可以提交承诺交货日期的变更订单请求。如果由于生产环境或其它市场条件发生变化而必须修改采购订单，供应商可以在线发送一个更改承诺日期的申请，以及对此更改的解释。提交后，更改请求被发送到采购方的采购部门以获得批准。

      采购方的批准将自动用改变后的承诺日期修改采购订单，对采购订单的新修改能被记录下来。如果更改请求被采购方拒绝，将产生一个异常通知发送给供应商，原来的承诺日期不予改变。 e-Procurement 支持多种通知方式，包括标准电子邮件和短消息。对采购订单重要元素的改变将导致对采购订单进行正式修改。供应商可以查看特定采购订单的修改历史，比较不同版本的修改情况或查看针对某采购订单的所有更改信息。

      4）发货通知（ASN）

      ASN（Advance Shipping Notice）使采购方可以直接查看针对特定交货看板和采购订单的供应商的发货情况。通过供应商入口门户，供应商可以在线输入ASN。这些信息会导入到采购方的ERP系统内。采购方当货物运到时，接收人员能够快速准确地完成收货过程。实时的发货通知与简化的接收过程的结合使采购方和供应商能够在可能的交付问题出现之前就预先做好处理准备。要提交ASN，供应商只需通过简单的步骤，选择交货看板或采购订单以及相关的货物数量。

      5）收货和质检过程追踪

       采购方和供应商可以按照其采购方所作的记录查看采购方收货历史信息。供应商可以查看交付和到货验收方面的情况。供应商还可以查看质检情况以及质检不合格的原因。所有这些能够帮助供应商获得更好的客户满意度。

      6）对帐和付款过程

      对帐和付款过程自动化对于提高效率是极其重要的。供应商可以直接通过供应商入口门户查询如对帐清单、付款清单、送货清单、报关单等，大大增加了采购方的采购和付款部门的间接管理费用。通过供应商入口门户，供应商也可以直接得到各种问题的完整数据，而无需使用电话、传真和电子邮件。

      7）按任务行动

      供应商希望能迅速得到问题警报，以便能够同采购方进行更好的协同。供应商入口门户具有内置的任务功能，因此供应商可以查看并按照他们收到的任务来行动。通知可能包括计划的变更、发出的新采购订单、采购订单变更、送货看板变更等。供应商可以使用待办事项功能轻松而迅速地找到其所需信息。

      8）异常状况监控

      采购方希望能迅速得到问题警报，以便在发生意外状况时能够前瞻性地采取措施。入口门户具有内置的示警功能，因此当意外状况发生时，采购方能够迅速得到示警信息，提示其进行相应的处理。示警包括订单将要超出确认时间、送货看板将要超出确认时间、库存Balance异常、送货数量短缺、质检合格率过低等。采购方能够通过Alert List、Mail和短消息迅速获知示警信息。

      9）查询功能

      查看接收和质检的历史信息：

      供应商可以按照其采购方所作的记录查看采购方收货历史信息。供应商可以查看他们在按时交付和货运验收方面的情况。供应商还可以查看质检的历史信息以及质检不合格的原因。所有这些能够帮助供应商获得更好的客户满意度。

      查询供应商库存

      通过在线界面，供应商可以通过录入或数据上传的方式提供自己的库存情况。采购方可以根据供应商提供的数据来实时了解供应商的备货情况，是否达到了双方的约定。

      可查看存货量并支持VMI 过程

      通过在线界面，供应商可以查看采购方仓库、Hub或其它存货地点的存货量。另外，该应用程序还支持供应商管理库存（Vendor Managed Inventory，VMI）过程，这使得供应商能够管理特定货物的库存。供应商可以查看当前库存余量和正在处理的货运事务。供应商可以检查其最小和最大存货量、再订购点和补给量。通过在线界面，供应商可以通过采取补给措施来确保不会断货。

 e-Procurement 特点：

• 支持多种采购管理模式

      系统支持传统订单方式的采购。ERP中的采购订单（PO）以电子订单方式在系统中发布、处理，供应商通过系统进行电子订单的确认，修改和送货。

      系统支持JIT的采购方式。由企业的生产投料计划和库存信息直接自动生成对每个供应商的原料供应计划，双方对供货计划进行协商确定，供应商按供货计划进行连续生产送货，直接满足企业的生产需要。

系统支持VMI/Consignment的采购供应模式。企业在生产地建立原料HUB，由供应商对HUB原料进行管理，根据企业的生产计划与原料消耗信息进行生产和供应，满足企业的生产需要。

• 以送货看板为中心的协同采购模式

      系统不是简单地实现传统的采购管理功能，而是以e化采购的方式实现供应商与企业的紧密集成，供应与生产的无缝对接，其核心是基于XML技术实现的供货计划，以“一个计划”统一采购供应流程。供货看板可由企业生产计划按原料供应规则直接生成，每个供应商通过一个送货看板来与企业协同，企业和供应商在“一个计划”上实现符合双方特点的采购供应模式。

• 基于企业门户的供应链采购平台

      相对与第三方交易平台和基于卖方的电子市场，系统以买方企业为中心，建立了基于企业门户的采购平台，供应商根据自己的登录帐号进入企业门户，进行自助式服务，并可与企业就送货看板进行实时交互。

• 基于Web的B/S技术架构

      系统采用Web技术，以企业为中心建立了供应链采购平台，支持B/S多层结构，企业内部部署Web服务器，应用服务器和数据库服务器，供应商通过浏览器访问企业采购门户，以XML方式在因特网上传输送货看板数据。系统用户超越了地域和终端的限制。